Câmara define regras e tempo adequado para arquivar documentos
A Câmara de Paulínia definiu uma política para organizar todos os documentos físicos arquivados desde a criação da Casa, em 1965. O material ultrapassa 1 milhão de páginas, gravações e fotografias, hoje colocadas em mais de 800 caixas.
Agora, os setores internos deverão seguir os mesmos procedimentos para guardar novos documentos. Um manual padroniza formatos de etiquetas, posições de caixas e materiais corretos de armazenamento (grampos e clips que não enferrujam, por exemplo).
Também foi estabelecida a Tabela de Temporalidade, que define o período em que cada material deverá ficar guardado e seu destino. O prazo pode variar de 1 a 10 anos, sendo que alguns documentos históricos precisam ficar guardados para sempre no Arquivo Permanente. Todo papel que possa ser descartado será digitalizado antes.
A tabela foi enviada para publicação no Diário Oficial do Município, com prazo de 30 dias para eventuais mudanças.
O primeiro passo aconteceu em 2021, com a contratação de uma empresa terceirizada responsável por catalogar todas as caixas distribuídas por uma série de prateleiras. O processo foi acompanhado por servidores efetivos membros da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo.
“Todo esse trabalho é importante para garantir a preservação dos documentos importantes da história do Legislativo e permitir a eliminação de papéis de forma clara e organizada”, afirma a coordenadora da comissão, Monica de Moura Gomes Machado.
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O presidente da Câmara, Fabio Valadão, diz que o objetivo é desburocratizar o modelo que existe desde a fundação da Casa e tornar a rotina administrativa mais sustentável. “Essa limpeza e organização nos arquivos vai facilitar consultas e agilizar o trabalho dos funcionários”, afirma.
No ano passado teve início o projeto “Câmara Sem Papel”. Os 15 vereadores passaram a assinar propostas e documentos de forma eletrônica, com certificado digital, reduzindo mais de 12 mil folhas impressas por ano.
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