A Câmara de Paulínia definiu uma política para organizar o arquivo. Os setores internos devem seguir procedimentos para guardar novos documentos. Um manual padroniza formatos de etiquetas, posições de caixas e materiais corretos de armazenamento.

Também foi estabelecida a Tabela de Temporalidade, que define o período em que cada material deverá ficar guardado e seu destino. O prazo pode variar de 1 a 10 anos, sendo que alguns documentos históricos precisam ficar guardados para sempre no Arquivo Permanente.